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情報管理ツールの基本を解説：Evernote/Notion/OneNoteはあなたに何をもたらすのか

情報が溢れる現代において、日々の仕事やプライベートで得た情報をどのように管理し、活用していくかは多くの方にとっての課題です。営業資料、顧客情報、会議の議事録、アイデアメモ、Webサイトのクリップなど、さまざまな情報が散逸し、必要な時に見つけられないという経験をお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

このような情報管理の悩みを解決するために、Evernote、Notion、OneNoteといった情報管理ツールが注目されています。これらのツールは、単なるメモ帳ではなく、情報を集約し、整理し、活用するための強力な機能を提供します。この記事では、各ツールの基本的な特徴と、それが皆様の日々の情報整理にどのようなメリットをもたらすのかを解説いたします。この記事をお読みいただくことで、ご自身の状況に最適な情報管理ツールを見つけるための一助となれば幸いです。

情報管理ツールがもたらすメリット

情報管理ツールを導入することで、以下のようなメリットが期待できます。

• 情報の集約と一元管理: あらゆる情報を一箇所に集めることで、情報が散らばるのを防ぎます。
• 効率的な検索: 膨大な情報の中から、必要な情報を素早く見つけ出すことができます。
• 情報の整理と構造化: カテゴリ分けやタグ付け、関連付けによって、情報を体系的に整理できます。
• アイデアの記録と発展: ひらめいたアイデアをすぐに記録し、後から整理・発展させることが可能です。
• チームでの情報共有: 同僚や家族と情報を簡単に共有し、共同作業を円滑に進めることができます。

各ツールの基本的な特徴とできること

それでは、Evernote、Notion、OneNoteそれぞれの基本的な特徴と、どのような情報管理ができるのかを見ていきましょう。

Evernote：あらゆる情報を「ノート」にまとめるメモ帳の進化形

Evernoteは、長年にわたり多くのユーザーに愛用されてきた情報管理ツールです。「すべてを記憶する」というコンセプトの通り、テキストメモ、Webページ、画像、PDF、手書きメモなど、あらゆる形式の情報を「ノート」として保存し、強力な検索機能でいつでも探し出すことができるのが特徴です。

• 得意なこと:
  • WebページのクリッピングやPDFの保存など、情報収集。
  • OCR機能による画像内の文字検索。
  • シンプルなメモ作成と整理。
  • 後から見返すための情報の蓄積。
• 苦手なこと:
  • 複雑なプロジェクト管理やタスクの進捗管理。
  • データベース機能を用いた高度な情報連携。
• 代表的な機能:
  • Webクリッパー: Webサイトの記事全体や一部をきれいに保存できます。営業資料や市場調査の情報を集める際に便利です。
  • 画像内の文字検索（OCR）: スマートフォンで撮影した名刺やホワイトボードの文字も検索対象になります。
  • タグ付け・ノートブック分類: 情報をカテゴリやキーワードで整理し、探しやすくします。
• 利用シーン例:
  • 営業先での打ち合わせ内容を素早くメモし、関連資料を紐づける。
  • 競合他社のWebサイト情報を保存し、後からキーワードで検索して分析する。
  • 個人のレシピや旅行計画を写真とともに保存する。

Notion：情報を自由に構築できる「ワークスペース」

Notionは、ドキュメント、データベース、タスクリスト、Wikiなど、多様な機能を一つのワークスペースに統合した、非常に柔軟性の高いツールです。ブロック単位で情報を組み合わせて、自分だけの情報管理システムを構築できる自由度が最大の魅力です。

• 得意なこと:
  • 複雑な情報をデータベース形式で管理し、多様なビュー（表、カレンダー、カンバンなど）で表示。
  • プロジェクト管理やチームでの共同作業。
  • Wikiやナレッジベースの構築。
  • テンプレートを活用した効率的なページ作成。
• 苦手なこと:
  • オフラインでの利用（一部制限あり）。
  • 直感的な手書きメモやWebクリッピング機能はEvernoteに劣る。
  • 自由度が高い分、使い始めるまでに学習コストがかかる可能性があります。
• 代表的な機能:
  • データベース: 顧客リスト、案件管理、日報管理など、表形式でデータを管理し、並べ替えやフィルタリングが自由自在です。
  • ブロックエディタ: テキスト、画像、リスト、コードなど、あらゆる要素を「ブロック」として配置し、ドラッグアンドドロップで編集できます。
  • テンプレート: プロジェクト管理、タスクリスト、議事録など、用途に応じた豊富なテンプレートが用意されており、すぐに使い始められます。
• 利用シーン例:
  • 営業チームの案件進捗をデータベースで管理し、ステータスや担当者でフィルタリングして全体像を把握する。
  • 会議の議事録を作成し、決定事項やタスクを参加者と共有する。
  • 自己啓発のための学習ノートを作成し、関連するWebサイトや書籍情報をデータベースで管理する。

OneNote：無限のキャンバスに手書きもできる「デジタルノートブック」

OneNoteは、Microsoftが提供するデジタルノートアプリです。紙のノートのように自由な配置でテキスト、画像、音声、手書きなどを書き込める点が特徴です。複数の「ノートブック」を作成し、その中に「セクション」や「ページ」を階層的に整理できます。

• 得意なこと:
  • 無限に広がるキャンバスに、情報を自由な場所に配置。
  • 手書きメモや図形の描画、音声録音機能の活用。
  • Microsoft Office製品との連携。
  • Windowsユーザーにとっての親和性。
• 苦手なこと:
  • データベース機能やタスク管理の高度な連携はNotionに劣る。
  • Webクリッピング機能はEvernoteほど高機能ではない。
  • 情報が自由すぎるため、整理方法を確立しないと散らかりやすい可能性があります。
• 代表的な機能:
  • 自由な配置: テキストボックスを好きな場所に配置し、手書きや図形を重ねて書き込めます。
  • 音声録音: 会議中に音声を録音し、同時にメモを取ることで、後から聞き直しやすくなります。
  • 階層的な整理: ノートブック、セクション、ページの3階層で情報を整理できます。営業先の地域ごとにノートブックを作成し、顧客ごとにセクション、案件ごとにページを設けるといった使い方が可能です。
• 利用シーン例:
  • 顧客との商談中に、図や手書きメモを交えながら自由な形式で議事録を作成する。
  • 複数のプロジェクトの資料をノートブックごとにまとめ、必要な情報を素早く参照できるようにする。
  • タブレット端末とペンを使って、手書きでアイデア出しやブレインストーミングを行う。

3つのツールの機能比較：あなたにとっての最適解を見つけるために

ここでは、情報管理ツールを選ぶ上で重要となるいくつかの機能について、3つのツールを比較します。

| 機能項目 | Evernote | Notion | OneNote | | :------------------- | :------------------------------------- | :----------------------------------- | :---------------------------------------- | | メモ作成 | シンプルなテキスト、画像、Webクリップ | ブロックベースで高度な構成、自由度高 | 無限のキャンバス、手書き・音声も自在 | | 情報収集（Webクリップなど） | Webクリッパーが非常に強力 | Webページを埋め込み可能 | ブラウザ拡張機能で簡易保存 | | ファイル管理 | ノートにファイルを添付、検索可能 | ページ内にファイルを埋め込み | ページにファイルを添付、埋め込み、プレビュー | | タスク・プロジェクト管理 | リスト作成程度 | データベースで高度な管理が可能 | 基本的なTo Doリスト作成は可能 | | 検索機能 | 強力なキーワード検索、画像内文字検索も | データベース内の高度なフィルタリング | キーワード検索、手書き文字検索も可能 | | 同期・共有 | マルチデバイスで同期、ノート共有可能 | マルチデバイスで同期、ページ・DB共有可能 | マルチデバイスで同期、ノートブック共有可能 | | オフライン利用 | 可能（有料プランでより充実） | 一部制限あり | 可能（デスクトップアプリが強力） | | 価格体系 | 無料プランあり、有料で機能拡張 | 無料プランあり、有料で機能拡張 | 基本無料、Microsoftアカウントがあれば利用可能 |

自分に合ったツールを見つけるための選び方

どのツールが最適かは、皆様がどのような情報をどのように管理したいかによって異なります。以下の視点からご自身のニーズを整理してみましょう。

1. 主な利用目的を明確にする:

   • 「Web上の情報を効率的に収集し、後から検索して参照したい」ならEvernoteが有力です。
   • 「営業案件や顧客情報、プロジェクトの進捗など、複雑なデータを体系的に管理したい」ならNotionのデータベース機能が強力です。
   • 「会議中に手書きでアイデアをまとめたり、図を描きながら自由にメモを取りたい」ならOneNoteが適しています。

2. どのような種類の情報を主に扱うか:

   • テキストメモ、Webページ、PDFの保存が中心ならEvernote。
   • 表形式のデータ、タスク、社内Wikiのような文書管理が中心ならNotion。
   • 手書きメモ、音声、図形を多用するならOneNote。

3. 誰と情報を共有するか:

   • 個人利用が中心で、時々特定のノートを共有する程度ならどのツールでも問題ありません。
   • チーム全体でプロジェクト情報を共有し、共同で編集する機会が多いなら、Notionの共同編集機能やOneNoteの共有ノートブックが便利です。

4. PCやスマートフォンのOS環境:

   • WindowsやMicrosoft Office製品を日常的に利用している方にとっては、OneNoteが既存の環境にスムーズに統合できる可能性があります。
   • どのOSでも同様の体験を求めるなら、Webベースで利用できるNotionやEvernoteも検討対象です。

5. ツールの学習コストに対する許容度:

   • シンプルなメモから始めたい方はEvernoteやOneNoteが直感的に使えます。
   • 少し学習期間を設けてでも、長期的に自分だけのワークフローを構築したい方はNotionの自由度が魅力的です。

結論

Evernote、Notion、OneNoteはそれぞれ異なる強みを持つ情報管理ツールです。

• Evernoteは、Webクリップや画像内の文字検索といった「情報収集と検索」に優れ、あらゆる情報をシンプルにまとめて後から見つけ出したい方におすすめです。
• Notionは、データベースやカスタマイズ性の高いページ作成機能により、「複雑な情報やプロジェクトを体系的に管理し、チームで共有したい」方に最適な多機能ツールです。
• OneNoteは、自由なキャンバスと手書き・音声録音機能で、「アイデアを自由に発想し、手書きや図形を交えて直感的に情報を整理したい」方に適しています。

情報管理ツールを初めて利用される方は、まずは各ツールの無料プランや体験版を試してみて、ご自身の情報整理のスタイルや業務内容に合うかどうかを実際に体験されることをお勧めいたします。それぞれのツールの特性を理解し、ご自身の「情報が整理できず困っている」という課題に最適な解決策を見つけていきましょう。