ビジネスで差をつける情報管理：プロジェクト・タスク管理に強いEvernote/Notion/OneNoteの選び方
情報が溢れる現代のビジネス環境において、日々の業務を効率的に進めるためには、適切な情報管理ツールの活用が不可欠です。特に、複数の案件を同時に進めるプロジェクト管理や、細分化されたタスクの進捗管理は、業務効率と成果に直結する重要な要素となります。しかし、Evernote、Notion、OneNoteといった多様なツールの中から、ご自身のビジネススタイルやチームの状況に最適なものを見つけ出すことに、迷いを感じる方も少なくないでしょう。
この記事では、ビジネスにおけるプロジェクト管理およびタスク管理の視点から、Evernote、Notion、OneNoteの各ツールが持つ特徴と強みを詳細に比較します。それぞれのツールがどのような利用シーンに適しているのか、具体的な機能を通して解説し、読者の皆様が最適な情報管理ツールを選び、日々の業務をよりスムーズに進めるための一助となることを目指します。
ビジネスにおけるプロジェクト・タスク管理の重要性
現代のビジネスパーソンは、顧客との商談、社内会議、資料作成、日報作成など、多岐にわたる業務を日々こなしています。これらの業務を漏れなく、効率的に進めるためには、情報を適切に整理し、タスクの優先順位を明確にすることが求められます。
特に、中小企業の営業職の方にとって、顧客ごとの進捗状況、提案資料の管理、次のアクションの明確化は、売上達成に直結する重要な要素です。情報が散逸していると、顧客への対応遅れや、重要なタスクの見落としに繋がりかねません。プロジェクト管理やタスク管理に特化した情報管理ツールは、こうした課題を解決し、個人の生産性向上だけでなく、チーム全体の連携強化にも貢献します。
各ツールの特徴とプロジェクト・タスク管理への適性
Evernote、Notion、OneNoteはそれぞれ異なるアプローチで情報管理を支援します。ここでは、プロジェクト・タスク管理の視点から、各ツールの基本的な特徴と適性について解説します。
Evernote：情報の集約と手軽なタスク管理
Evernoteは、Webクリップ、画像、PDF、テキストなど、あらゆる形式の情報を一元的に保存し、強力な検索機能で素早く探し出せる「第二の脳」とも称されるツールです。
- 得意なこと:
- 多種多様な情報を一箇所に集約すること。
- 手軽なメモ作成と整理。
- シンプルなタスクリストの管理。
- WebページやPDFからの情報収集。
- プロジェクト・タスク管理への適性:
- 個人レベルのタスク管理: ノート内にチェックボックスを作成したり、リマインダーを設定することで、日々の個人タスクや、特定のプロジェクトに関するToDoを管理できます。
- 情報集約型プロジェクト: プロジェクトに関する資料、議事録、参考情報などを一つのノートブックに集約し、関連情報を素早く参照したい場合に適しています。タグを細かく設定することで、横断的な情報整理も可能です。
- 苦手なこと:
- タスクの進捗状況を視覚的に管理する機能は限定的です。
- 複雑なデータベースを構築したり、プロジェクト全体を俯瞰するような高度な管理には向きません。
Notion：柔軟なデータベースによる高度なプロジェクト・タスク管理
Notionは、ノート、タスクリスト、データベース、Wikiなど、様々な要素を組み合わせられる柔軟性が最大の特徴です。ブロックエディタを基盤とし、自由自在にページを構築できます。
- 得意なこと:
- データベース機能を用いた、高度で構造的な情報管理。
- タスク、プロジェクト、顧客情報など、あらゆる情報を連携させること。
- ボード、リスト、カレンダー、ガントチャートなど、多様な表示形式での情報整理。
- チームでの情報共有と共同作業。
- プロジェクト・タスク管理への適性:
- 複雑なプロジェクト管理: プロジェクトごとにデータベースを作成し、タスク、担当者、期限、進捗状況などを詳細に管理できます。タスクを複数のビューで表示することで、チーム全体の進捗を多角的に把握可能です。
- チームでの共同作業: ページを共有し、リアルタイムでの共同編集やコメント機能を通じて、チーム内のコミュニケーションを円滑に進めることができます。
- 顧客情報管理と連携: 顧客データベースとプロジェクト・タスクデータベースを連携させることで、営業活動全体の情報を一元管理できます。
- 苦手なこと:
- 自由度が高いため、初期設定や使い方を習得するまでに学習コストがかかることがあります。
- オフラインでの機能利用に制限があります。
OneNote：自由なレイアウトとMicrosoft製品との連携
OneNoteは、紙のノートのように自由な場所にテキスト、画像、手書きメモなどを配置できるデジタルノートです。Microsoft Office製品との連携が強みです。
- 得意なこと:
- 自由なレイアウトでの情報整理。
- 手書きメモや図形描画を多用した視覚的な情報管理。
- Microsoft Office製品（Word、Excel、Outlookなど）とのシームレスな連携。
- 複数人でリアルタイムにノートを共有・編集すること。
- プロジェクト・タスク管理への適性:
- アイデア出しやブレインストーミング: 自由なキャンバス上で、プロジェクトのアイデアを視覚的に整理したり、会議の議事録を手書きで素早く取るのに適しています。
- 資料の集約と共有: プロジェクト関連のWord文書、Excelシート、PDFなどをノートに直接埋め込み、チームメンバーと共有できます。
- Outlook連携によるタスク管理: OneNote内で作成したタスクにOutlookタスクのフラグを設定し、Outlookのタスクリストと同期させることが可能です。
- 苦手なこと:
- 純粋なプロジェクト管理機能や、タスクの進捗状況を可視化する機能は限定的です。
- データベースのような構造的な情報管理には不向きです。
プロジェクト・タスク管理における機能比較表
| 機能/ツール | Evernote | Notion | OneNote | | :------------------ | :------------------------------------------------ | :-------------------------------------------------- | :-------------------------------------------------- | | タスク作成・管理 | ノート内チェックボックス、リマインダー | データベース（ビュー多様）、リマインダー、進捗ステータス | ノート内チェックボックス、Outlookタスク連携 | | 進捗管理 | リマインダーによる期日管理のみ | データベースプロパティ（ステータス、日付）、ボードビュー、ガントチャートなど | Outlook連携タスクの進捗（OneNote単体では限定的） | | 情報集約 | Webクリップ、画像、PDF、テキストなど何でも保存 | ブロックベースで多様なコンテンツをページに埋め込み | テキスト、画像、手書き、ファイル埋め込み、Webページ | | データ構造化 | ノートブック、タグ、スタックによる整理 | データベース（テーブル、リレーション、ロールアップなど） | ノートブック、セクション、ページによる階層構造 | | チーム連携・共有 | ノートブック共有、個別のノート共有、共同編集（一部） | ページ共有、リアルタイム共同編集、コメント、メンション | ノートブック共有、リアルタイム共同編集、コメント | | 検索機能 | 強力な全文検索（添付ファイル内も含む） | ページタイトル、コンテンツ、データベースプロパティ | ページタイトル、コンテンツ、手書き文字認識（一部） | | 外部連携 | Googleカレンダー連携（リマインダー）など | 多数のサービスと連携（Zapier経由含む） | Microsoft Office製品（Outlook、Word、Excelなど）と密接 | | オフライン利用 | 閲覧・編集可能（一部機能制限あり） | 基本的にオンライン必須（キャッシュ利用で一部可能） | オフラインで編集可能（同期はオンライン時） |
どんな人におすすめ？利用シーン別の選び方
読者ペルソナである中小企業の営業職の方や、一般的なビジネスシーンでの情報管理を想定し、具体的な利用シーンを交えて最適なツール選びを解説します。
Evernoteがおすすめの人・シーン
- 手軽に情報を集約したい人: 日々の会議の議事録、顧客からのメール、ウェブ上の参考記事など、あらゆる情報をサッと保存し、後からキーワードで素早く探し出したい方。
- 個人のタスク管理をシンプルに完結させたい人: 複雑なプロジェクト管理は不要で、自分のTo Doリストや、特定の案件に関する簡単なタスクを忘れないように管理したい方。
- 情報を「スクラップ」する習慣がある人: 営業資料のアイデア集めや、競合他社の情報収集など、多岐にわたる情報を切り抜いて整理したい場合に強力です。
- 利用シーン例: 新規顧客開拓のための市場調査でWebクリップを収集し、そのノートに関連するタスクをリマインダーで設定する。商談後に議事録を作成し、次のアクションをチェックリストで管理する。
Notionがおすすめの人・シーン
- プロジェクト全体を構造的に管理したい人: 複数のチームメンバーと協力して、プロジェクトの企画、進捗、タスク、成果物を一元的に管理したい方。
- 顧客管理や営業パイプラインをカスタマイズしたい人: 顧客情報、商談履歴、提案状況などをデータベースとして構築し、営業プロセス全体を可視化・最適化したい方。
- 多様な情報を連携させたい人: タスク、資料、ミーティングノートをバラバラに管理するのではなく、すべてが連携した「自分だけの情報管理システム」を構築したい方。
- 利用シーン例: チームで新規事業立ち上げプロジェクトを進める際、Notionでプロジェクトデータベースを作成し、タスク、担当者、期限、進捗をリアルタイムで共有。営業案件ごとに顧客データベースと連携させ、商談のフェーズ管理や次のアクションを明確にする。
OneNoteがおすすめの人・シーン
- Microsoft Office製品を日常的に利用している人: Outlookでのスケジュール管理、Wordでの資料作成、Excelでのデータ分析など、Microsoft製品群をメインで使っており、それらとシームレスに連携させたい方。
- 手書きや視覚的な情報整理を好む人: 会議中に手書きでアイデアをスケッチしたり、図を書きながら情報を整理したりしたい方。自由なキャンバスに思いつくまま情報を配置したい方。
- 共有ノートでの共同作業を重視する人: チームで共同で議事録を作成したり、アイデアを出し合ったりする際に、自由なレイアウトでリアルタイム編集を行いたい方。
- 利用シーン例: 顧客との打ち合わせ中に、OneNoteで手書きメモを取りながら、提案資料の構成案をチームメンバーと共有し、リアルタイムで共同編集する。Outlookのタスクと同期させ、重要なフォローアップタスクを忘れないように管理する。
最適なツールを見つけるための考え方
ご自身に合った情報管理ツールを選ぶためには、以下の視点から検討を進めることが重要です。
- 管理したい情報の種類と複雑性: シンプルなテキストメモやWebクリップが主であればEvernote、複雑なデータベースや多角的な視点からの管理が必要であればNotion、自由なレイアウトや手書き、Microsoft製品との連携が重要であればOneNoteが適しています。
- 利用人数と共同作業の頻度: 個人利用が主であればどのツールも選択肢になりますが、チームでのプロジェクト管理や頻繁な共同作業が必要であれば、NotionやOneNoteがより強力な機能を提供します。
- 既存のツール環境と連携の有無: 既にMicrosoft Office製品を深く利用している場合はOneNote、他のSaaSツールとの連携を重視する場合はNotionが有利です。
- 学習コストと導入のしやすさ: すぐに使い始めたい、シンプルな操作性を求めるならEvernoteやOneNote、多少の学習期間を許容し、長期的に柔軟なシステムを構築したいならNotionが適しています。
まずは、それぞれのツールの無料プランや試用期間を利用して、実際に手を動かしてみることをお勧めします。ご自身の仕事の流れや、チームの働き方に最もフィットするツールが、きっと見つかるはずです。
まとめ
Evernote、Notion、OneNoteは、それぞれ異なる得意分野を持つ強力な情報管理ツールです。ビジネスにおけるプロジェクト管理やタスク管理の視点で見ると、以下の特徴があります。
- Evernote: 個人のタスク管理や、多様な情報を手軽に集約・検索したい場合に最適です。シンプルな操作で、日々の情報整理に貢献します。
- Notion: 複雑なプロジェクト管理、柔軟なデータベース構築、チームでの高度な情報共有と共同作業を実現したい場合に真価を発揮します。自由度が高い分、使いこなすには学習が必要です。
- OneNote: Microsoft Office製品との連携、自由なレイアウトでの情報整理、手書きメモを重視する方に適しています。視覚的な情報整理や、チームでの共同ブレインストーミングに強みがあります。
ご自身の業務内容、チームの規模、そして「どのような情報を、どのように管理したいか」という具体的なニーズを明確にすることで、最適な情報管理ツールを選ぶことができるでしょう。ぜひ、各ツールの特徴を理解し、ご自身のビジネスを加速させるための最適なパートナーを見つけてください。